中国高校SAS数据分析大赛2018宣讲会-华南赛区巡讲

“真实、动态、高效、协同”,地产企业如何流程化管理档案?丨迪奥·智慧档案馆

传统的房地产档案管理以实物档案管理为主,但在信息真实性、动态性、管理效率、协同查询等方面均存在问题,严重制约了档案的有效利用。

随着信息技术发展与应用,档案管理信息化建设已经成为房地产档案管理的重要课题,特别是新的住房制度颁布实施以来,房地产档案管理信息化的重要性进一步凸显。

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房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,形成的反映房地产物权的设立、变更、转让、消灭等情况的原始凭证,其中包括应归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

归档是档案管理的重要环节,归档效率直接影响了档案管理的整体效率,目前地产公司档案管理主要面临以下问题:

✍️归档文件资料面广、量大,无法高效管理与安全共享;
✍️部门各种计划、方案、规划、报告;图纸、 协议书、合同书等无法集中分类管理;
✍️档案门类众多,查找起来困难重重,无法高效利用与借阅;
✍️档案借阅流程繁琐且审批沉长,档案资源无法快速流动,利用率低;
✍️档案数据众多,无法快速统计档案访问借阅与利用数据,不能了解档案真实利用情况。

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传统的档案管理模式是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容,以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。

这种模式在以手工管理尚且可行,但随着收集资料增多,档案数量也在不断攀升,传统档案管理方法手段落后,工作质量低,影响了档案的保存和利用,阻碍了企业的健康发展。

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迪奥·智慧档案馆通过流程化管理,把档案管理系统中的信息和流程融为一体,便于企业内部档案的高效管理与协作。

实现纸质、电子档案统一平台管理,可完成各类档案录入、归档到再利用等的全生命周期管理,并能对实体与电子档案实施
同步管理,有序化分类,满足企业档案数字化规范管理需求,依权限利用,兼顾安全与高效

档案电子化加工系统

支持TWIN、ISIS高扫模块,可直接连接各种高速扫描仪。通过OCR模块相结合,可轻松实现地产资料快速自动录入、相关图像优化处理,自动建立索引。


可对扫描后电子档案进行OCR识别形成文本文件,标准字体识别率可达99%,用于档案的快速检索。

完善的档案安全体系

平台集成RFID技术,通过视频监控同步保障实体档案安全,档案非法出入库时自动报警并通知管理人员。


痕迹化管理、数据分析等功能将对档案进行有效的管理,保证档案存储的安全性与可追溯性,很大程度上提高了企业的信息化管理手段,有助于地产档案管理的安全性。


通过数据加密传输,防止非法入侵、结合防火墙等其它软、硬件设备及技术手段,保障电子档案数据的安全。

创新的环境管理体系

平台配置温度、湿度、空气质量等传感设备,环境数据实时采集、自动展示。


同时配置恒温恒湿净化设备,在温度、湿度、空气质量等环境数据超标时,自动控制相关设备工作,保障库房环境。

便携的远程控制体系

档案馆内的设备比较多,工作人员有时离开后忘记关闭的情况也是时有发生的事情,这样不但浪费电能而且也会影响档案的保存环境。


通过管理系统可以实现远程把馆内的灯光关掉既方便又节能,同时达到保护档案馆室内环境的目的。

虚拟3D库房展示

智慧档案馆通过图像化的方式,直观地展示档案数量、状态,库房与设备状态。大大提高了管理效率。


通过虚拟库房使用图表等多种方式实时展示库房的实时环境数据(温度,湿度,空气质量等)。


迪奥·智慧档案馆对房地产开发管理档案、房地产经营管理档案、房地产交易档案、房地产权属档案、物业管理档案、房屋安全管理档案等进行收集、整理和利用,满足房地产企业档案数字化规范管理需求,依权限利用,兼顾安全与高效。


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